SharePoint, una herramienta con múltiples propósitos corporativos

Microsoft SharePoint es una de las herramientas más conocidas y populares de Microsoft a nivel corporativo, esto se debe en gran parte a su versatilidad como solución y sus funcionalidades para crear, almacenar y compartir contenido tanto a clientes internos como a clientes externos para ver el contenido del sitio, en las librerías o en sub-sitios en donde se otorguen permisos. ​Microsoft SharePoint es una de las herramientas más conocidas y populares de Microsoft a nivel corporativo, esto se debe en gran parte a su versatilidad como solución. En esta entrada repasaremos algunos de los usos más conocidos a nivel empresarial.

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Una intranet robusta, fácil de crear y sencilla de navegar
Tal vez el uso más popular de SharePoint dentro de las compañías. La facilidad para crear sitios web completos sin necesidad de conocimientos avanzados de diseño web hacen de SharePoint una solución ideal para crear intranets corporativas. Los distintos tipos de diseño que trae por defecto la herramienta permite organizar y publicar distintos tipos de contenidos, desde publicaciones sencillas de texto e imagen, hasta vídeos.

Básicamente es posible poner múltiples recursos centralizados en un solo lugar a disposición de los colaboradores dentro de los cuales podemos listar:

• Anuncios organizacionales
• Políticas y procedimientos de talento humano
• Sitios especializados de entrenamiento de personal
• Aplicativos web tales como: solicitud de vacaciones y permisos, requisición de personal, solicitud de viáticos, etc.
  
  

Gestor documental y repositorio de información corporativa
Aparte de una intranet en donde se puede compartir información con los colaboradores, SharePoint puede ser usado como un sistema de administración de contenido (CMS) en donde los colaboradores pueden almacenar, compartir y colaborar sobre su propia información, lo cual fomenta, fortalece y facilita el trabajo en equipo.

El hecho de guardar la información en la nube permite que los colaboradores puedan acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier dispositivo conectado a internet y protege a las empresas contra la pérdida de información causada por robo, pérdida o daño de equipos.

Las funciones de búsqueda basada en metadata, versionamiento de documentos, compartir contenido y registro de actividad hacen de SharePoint una herramienta ideal de colaboración moderna.

Adicionalmente, su esquema de seguridad protege a los colaboradores y a la compañía en general contra virus, ya que cuenta con un filtro de antivirus que evita que se suban documentos con virus, evita que se suban archivos con nombres extensos que puedan ser sospechosos o maliciosos, y tampoco se permite que se suban archivos temporales u ocultos lo cual garantiza que no se suban archivos basura.

Inteligencia de negocios
El último escenario que exponemos en esta entrada es el de SharePoint como una plataforma centralizada de inteligencia de negocios. Gracias a su capacidad integración con Power BI, Microsoft Office, SQL Server y otras herramientas de terceros dedicadas al análisis de datos, SharePoint se puede convertir fácilmente en una central efectiva de análisis de datos para lograr una mejor toma de decisiones de negocio.

Un sitio dedicado a la presentación y análisis de datos de forma interactiva, permite ahorrar tiempo en la generación de presentaciones y otro tipo de reportes digitales o impresos y también permite involucrar al personal directamente implicado en el proceso relacionado con la toma de decisiones de negocio.

Especificaciones de Microsoft SharePoint
SharePoint cuenta con 1TB de almacenamiento para toda la organización y dependiendo de la cantidad de licencias activas (que tengan SharePoint incluido), se agregarán 500MB. Por ejemplo, si en un tenant se tienen 50 usuarios con licencias Bussines Essentials, los sitios de SharePoint van a tener una disponibilidad de 1TB mas lo que aporta cada licencia que es 25 GB, es decir que el total disponible de almacenamiento es de 1,025 TB.  Adicionalmente si el almacenamiento no basta para cubrir las necesidades de la organización, se pueden adquirir paquetes adicionales de almacenamiento.

Te invitamos a conocer más sobre cómo usar Microsoft Sharepoint al interior de tu organización, contáctanos y permítenos ayudarte a sacar el mejor provecho de la solución.