5 razones para implementar Microsoft 365 en tu empresa

Mejorar la productividad de tus colaboradores en el rol que desempeñan, te permitirá obtener mejores resultados en tu negocio.

En un mundo tan activo y globalizado como el nuestro, las empresas deben moverse igual o más rápido, por esta razón, implementar una solución tecnológica como Microsoft 365 permitirá que tus colaboradores realicen sus tareas diarias con mayor eficiencia y desempeñen mejor su rol dentro de la empresa.

Microsoft 365 ha diseñado dos licencias que logran brindar herramientas importantes y sobre todo funcionales para desarrollar mejor las tareas diarias, como: Microsoft Business, Premium y Standard y Microsoft E1, E3 y E5, cada uno con aplicaciones y capacidades diferentes de acuerdo a los requerimientos de tu empresa. ​

Aquí te contamos cómo elegir correctamente la licencia o herramientas de microsoft 365 en relación a las necesidades de tu negocio:

1. Entender cómo Microsoft puede ayudarme en mi empresa
Microsoft 365 es una herramienta versátil que se adapta a las necesidades de cada uno de los roles que ocupan tus colaboradores, desde el área operacional y administrativa hasta los roles gerenciales o VIPs.

Por ejemplo, si tu empresa está entre 1 y hasta 300 colaboradores puedes adquirir una licencia Microsoft Business, pero si por el contrario es superior a 300 colaboradores lo más recomendable es que adquieras una licencia Microsoft E.

​Te preguntarás cómo las herramientas Microsoft logran optimizar y mejorar los procesos de tu empresa, pues bien, por ejemplo: si tenemos un cargo estratégico que requiera el uso específico de herramientas para planeación o gráficos tenemos Power BI, o el paquete Power Platform, o si por el contrario ya tienen un licenciamiento perpetuo de Microsoft 365 y lo que necesitas es mejorar el almacenamiento en la nube también puedes hacerlo, es decir que Microsoft 365 logra adaptarse a las necesidades de tu empresa.

Ningún negocio puede tener éxito y crecer sin iniciar un proceso de transformación tecnológica". Satya Nadella, CEO de Microsoft.

2. Consigue un Partner que sea un verdadero aliado
En el mercado existen varios partners que venden licenciamiento de Microsoft 365, y en algunas ocasiones se interesan más por vender las licencias que por enfocarse en las necesidades reales de tu empresa, es por esto que se hace necesario elegir muy bien entre las ofertas que ofrece el mercado.

Es importante que ese partner además de venderte licencias, escuche tus necesidades y trabaje contigo para lograr implementar esa nueva solución que te ayudará a transformar y optimizar tu negocio. Que logre entender cuáles son esas herramientas que te aportan dando valor a tu estrategia y a los roles dentro de tu negocio.

3. Identifica y entiende cuáles son tus verdaderos dolores.
Lo importante es que puedas entender cuáles son esas necesidades que requieres solucionar en tu empresa, para mejorar el desempeño de tus colaboradores, desde los roles gerenciales, directivos y estratégicos, los administrativos y los operativos.

Algunos de los problemas más frecuentes en las empresas están relacionados con seguridad, indisponibilidad de la plataforma y pérdida de la información, por esto es importante poder elegir una plataforma que te garantice la seguridad de la información de tu empresa, que te  preste un servicio persistente y que no se caiga, y por supuesto, que guarde la documentación y demás archivos sin tener pérdida alguna, Microsoft 365 es una buena opción. 

Entonces, otro punto importante es poder elegir un partner que te ayude en la búsqueda de esas necesidades y te aconseje cuál es la mejor solución para mejorar eso que no está funcionando correctamente y que de uno u otro modo genera pérdidas de tiempo y dinero.

4. Generar un plan de acción con los partners para implementar la herramienta.
Este punto resulta bastante importante, porque aquí es donde en realidad vamos a poner en acción todas las herramientas del licenciamiento de Microsoft 365 que hemos adquirido y el partner que elegiste te va ayudar con ello, entonces:

Lo primero que necesitas es buscar la adopción de la herramienta para que los colaboradores puedan entender las ventajas y beneficios de Microsoft 365 de esta manera serán mucho más productivos, mejorando notoriamente la comunicación y colaboración.

Lo segundo es soportar esa estrategia de transformación con las estructuras, controles y procesos que se requieran de acuerdo a tu negocio. 

Lo tercero es poder definir una estrategia digital a corto, mediano y largo plazo acorde a ese nuevo modelo de trabajo Microsoft 365, es importante poder hacer seguimiento y saber si realmente se ha adaptado la herramienta.

El acompañamiento en este proceso de implementación es lo que marcará la diferencia, ya que te garantiza que cada área apropie como debe ser la herramienta de Microsoft 365 y pueda entender cómo se hace usándola a cabalidad.

5. Personaliza Microsoft 365 de acuerdo a las necesidades de tu empresa
Microsoft 365 es un software estándar, es decir no está diseñado para un negocio en especial puedes usarlo en un banco, en una empresa manufacturera, en una empresa de tecnología, en sector gobierno, entre otros, sin embargo sí es de suma importancia poder adecuar la solución al escenario de tu negocio. 

Junto con tu partner y con el área tecnológica de tu empresa se debe alinear la herramienta al core de tu negocio, por ejemplo requerimientos de seguridad específicos o integración con otras aplicaciones. Además, dependiendo del rol que desempeñe el colaborador en tu empresa, es importante poder adaptar la herramienta a ese escenario puntual para que se logre la productividad y velocidad que se busca. 

A modo de conclusión, lo más importante es poder identificar cómo una herramienta del tamaño de Microsoft 365 puede ayudar y aportar valor a tu estrategia general de negocio para finalmente lograr  potencializar los resultados de los diferentes roles en tu empresa. 

Entender que un cargo gerencial o estratégico requiere ir más allá que solo correo y almacenamiento en la nube, por ejemplo: cómo puedo enviar una encuesta a mis subalternos por medio de correo, puedo tener una interfaz que me permita conectar diferentes aplicativos de terceros y me ayude a optimizar el funcionamiento de mi correo, o si vamos más allá, cómo puedo generar tablas o informes mucho más dinámicos que además me almacenen la información de manera segura y poder acceder a esas métricas de manera rápida.

Entonces te dejo esta pregunta ¿quieres tener un partner que te venda una solución tecnológica o uno que te acompañe en la implementación, adopción y  apropiación de una herramienta como Microsoft 365?

En Nimbutech te ayudamos a elegir los servicios que necesitas y a entender tus dolencias para que puedas tomar la mejor decisión, ¿Quieres conocer más de nosotros? Déjanos tus comentarios.